Honorary Consulate of Belgium in Krakow - Temporary Passports

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English

It is possible to obtain a temporary passport at the Honorary Consulate in Krakow. This document is valid for six months or one year and can be used to travel back to Belgium, for onward travel to most countries, and for identification purposes within Belgium. Please note that a temporary passport is only issued in cases of urgent need—for example, if your original passport has been lost or stolen and immediate travel to Belgium is required. The Embassy in Warsaw retains the sole authority to decide whether a case qualifies as urgent. The Honorary Consul is available to assist you throughout this application process.

Procedure to Obtain a Temporary Passport

  1. Contact the Embassy of Belgium in Warsaw.
  2. The embassy staff will guide you through the initial steps. This includes filling out the application form for an emergency passport. For your convenience, copies can be downloaded here:
  3. Fill out the form completely. Please ensure that your signature and photo fit entirely within the designated box without touching the borders.
  4. Send the completed form back to the Embassy.
  5. The embassy staff will instruct the Honorary Consul to contact you. Alternatively, you may contact the Honorary Consul, Dr. Philippe De Brouwer, directly to arrange the collection of your emergency passport in Krakow. Phone: +48 790 715 002 [click here to call] (you can also scan the business card QR code available on this website).
  6. Bring the following items to your scheduled appointment:
    • Any alternative form of identification (e.g., a physical or digital copy of your ID card, or a credit card).
    • An official police report (mandatory if your passport was stolen).
    • Proof of urgent travel to Belgium (such as a plane or train ticket), if requested by the Embassy.
    • Payment in cash (the Honorary Consulate cannot accept card or digital payments). Current fees can be verified on the website of the Embassy in Warsaw.
  7. Pick up your passport at the strictly agreed time. Note: Consular duties are performed on a voluntary basis alongside a demanding professional schedule. The Honorary Consul fits these appointments into a tight agenda, meaning he will not be available earlier or later than the agreed time. Please be punctual.
    Tip: If arriving by taxi, you can ask your driver to wait; printing and handing over the passport typically takes less than 10 minutes.

Nederlands

Het is mogelijk om een voorlopig paspoort te verkrijgen op het Ereconsulaat in Krakau. Dit document is zes maanden of één jaar geldig en kan worden gebruikt om naar België terug te reizen, voor verdere reizen naar de meeste landen, en om uzelf te identificeren in België. Gelieve er rekening mee te houden dat een voorlopig paspoort alleen wordt afgegeven in geval van dringende nood—bijvoorbeeld wanneer uw originele paspoort verloren of gestolen is en een onmiddellijke reis naar België noodzakelijk is. De Ambassade in Warschau is als enige bevoegd om te beslissen of een situatie als dringend kwalificeert. De Ereconsul staat tot uw beschikking om u bij deze aanvraagprocedure te helpen.

Procedure voor het verkrijgen van een voorlopig paspoort

  1. Neem contact op met de Ambassade van België in Warschau.
  2. De medewerkers van de ambassade loodsen u door de eerste stappen. Dit omvat onder meer het invullen van het aanvraagformulier voor een noodpaspoort. Voor uw gemak kunt u de formulieren hier downloaden:
  3. Vul het formulier volledig in. Zorg ervoor dat uw handtekening en foto volledig binnen het daarvoor bestemde vak vallen en de randen niet raken.
  4. Stuur het ingevulde formulier terug naar de Ambassade.
  5. De medewerkers van de ambassade zullen de Ereconsul vragen om contact met u op te nemen. Alternatief kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met de Ereconsul, Dr. Philippe De Brouwer, om de ophaling van uw noodpaspoort in Krakau te regelen. Telefoonnummer: +48 790 715 002 [klik hier om te bellen] (u kunt ook de QR-code van het visitekaartje van de ereconsul op deze website scannen).
  6. Neem de volgende zaken mee naar uw afspraak:
    • Elke andere beschikbare vorm van identificatie (bijv. een fysieke of digitale kopie van uw identiteitskaart, of een bank- of kredietkaart).
    • Een officieel politierapport (verplicht in geval van diefstal van uw paspoort).
    • Een bewijs van de dringende reis naar België (zoals een vliegtuigticket of treinticket), indien de Ambassade u hierom heeft gevraagd.
    • Contante betaling (het Ereconsulaat kan geen kaartbetalingen of digitale betalingen accepteren). De actuele tarieven kunnen worden geraadpleegd op de website van de Ambassade in Warschau.
  7. Haal uw paspoort op het strikt overeengekomen tijdstip op. Opmerking: Ereconsuls werken op vrijwillige basis. De Ereconsul past deze afspraken in binnen een drukke agenda, wat betekent dat hij niet vroeger of later dan het afgesproken tijdstip beschikbaar zal zijn. Gelieve stipt op tijd te komen.
    Tip: Als u met een taxi komt, kunt u de chauffeur vragen om te wachten; het afdrukken en overhandigen van het paspoort duurt doorgaans minder dan 10 minuten.

Français

Il est possible d'obtenir un passeport provisoire au Consulat Honoraire à Cracovie. Ce document est valide pour une durée de six mois ou d'un an et peut être utilisé pour retourner en Belgique, pour voyager vers la plupart des pays, et pour vous identifier en Belgique. Veuillez noter qu'un passeport provisoire n'est délivré qu'en cas de nécessité urgente—par exemple, si votre passeport original a été perdu ou volé et qu'un voyage immédiat vers la Belgique est requis. L'Ambassade à Varsovie est seule compétente pour décider si une situation est qualifiée d'urgente. Le Consul Honoraire est à votre disposition pour vous assister tout au long de cette procédure de demande.

Procédure pour obtenir un passeport provisoire

  1. Contactez l'Ambassade de Belgique à Varsovie.
  2. Le personnel de l'ambassade vous guidera à travers les premières étapes. Cela comprend notamment le remplissage du formulaire de demande de passeport d'urgence. Pour votre commodité, vous pouvez télécharger les formulaires ici :
  3. Remplissez le formulaire complètement. Veuillez vous assurer que votre signature et votre photo entrent entièrement dans la case prévue à cet effet, sans en toucher les bords.
  4. Renvoyez le formulaire complété à l'Ambassade.
  5. Le personnel de l'ambassade demandera au Consul Honoraire de prendre contact avec vous. Alternativement, vous pouvez contacter directement le Consul Honoraire, le Dr Philippe De Brouwer, afin d'organiser le retrait de votre passeport d'urgence à Cracovie. Numéro de téléphone : +48 790 715 002 [cliquez ici pour appeler] (vous pouvez également scanner le code QR de la carte de visite du consul honoraire disponible sur ce site).
  6. Apportez les éléments suivants à votre rendez-vous :
    • Toute autre forme d'identification disponible (par ex. une copie physique ou numérique de votre carte d'identité, ou une carte de crédit).
    • Un procès-verbal de police officiel (obligatoire en cas de vol de votre passeport).
    • Une preuve du caractère urgent du voyage vers la Belgique (comme un billet d'avion ou de train), si l'Ambassade vous l'a demandé.
    • Le paiement en espèces (le Consulat Honoraire ne peut accepter les paiements par carte ou numériques). Les tarifs actuels peuvent être consultés sur le site internet de l'Ambassade à Varsovie.
  7. Retirez votre passeport à l'heure strictement convenue. Remarque : Les fonctions consulaires sont exercées à titre bénévole, en parallèle d'un agenda professionnel exigeant. Le Consul Honoraire intègre ces rendez-vous dans un emploi du temps serré, ce qui signifie qu'il ne sera pas disponible plus tôt ou plus tard que l'heure convenue. Veuillez être ponctuel.
    Conseil : Si vous arrivez en taxi, vous pouvez demander au chauffeur de patienter ; l'impression et la remise du passeport prennent généralement moins de 10 minutes.

Deutsch

Es ist möglich, einen vorläufigen Reisepass am Honorarkonsulat in Krakau zu erhalten. Dieses Dokument ist für sechs Monate oder ein Jahr gültig und kann für die Rückreise nach Belgien, für die Weiterreise in die meisten Länder sowie zur Identifikation innerhalb Belgiens verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass ein vorläufiger Reisepass nur in Fällen dringender Notwendigkeit ausgestellt wird – beispielsweise, wenn Ihr Originalpass verloren gegangen ist oder gestohlen wurde und eine sofortige Abreise nach Belgien erforderlich ist. Die Botschaft in Warschau entscheidet als einzige Instanz darüber, ob ein Fall als dringend eingestuft wird. Der Honorarkonsul steht Ihnen bei diesem Antragsverfahren unterstützend zur Seite.

Ablauf zur Erlangung eines vorläufigen Reisepasses

  1. Kontaktieren Sie die Belgische Botschaft in Warschau.
  2. Die Mitarbeiter der Botschaft werden Sie durch die ersten Schritte führen. Dies beinhaltet das Ausfüllen des Antragsformulars für einen Notpass. Zu Ihrer Bequemlichkeit können Sie die Formulare hier herunterladen:
  3. Füllen Sie das Formular vollständig aus. Bitte stellen Sie sicher, dass sich Ihre Unterschrift und Ihr Foto vollständig innerhalb des dafür vorgesehenen Feldes befinden und die Ränder nicht berühren.
  4. Senden Sie das ausgefüllte Formular an die Botschaft zurück.
  5. Die Mitarbeiter der Botschaft werden den Honorarkonsul anweisen, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Alternativ können Sie sich auch direkt an den Honorarkonsul, Dr. Philippe De Brouwer, wenden, um die Abholung Ihres Notpasses in Krakau zu vereinbaren. Telefonnummer: +48 790 715 002 [hier klicken für Direktanruf] (Sie können auch den QR-Code der Visitenkarte des Honorarkonsuls auf dieser Website scannen).
  6. Bringen Sie folgende Dokumente zu Ihrem vereinbarten Termin mit:
    • Jegliche andere verfügbare Form der Identifikation (z. B. eine physische oder digitale Kopie Ihres Personalausweises oder eine Kreditkarte).
    • Einen offiziellen Polizeibericht (zwingend erforderlich im Falle eines Passdiebstahls).
    • Einen Nachweis über die Dringlichkeit der Reise nach Belgien (wie ein Flug- oder Zugticket), sofern die Botschaft Sie darum gebeten hat.
    • Barzahlung (das Honorarkonsulat kann keine Karten- oder digitalen Zahlungen akzeptieren). Die aktuellen Gebühren können auf der Website der Botschaft in Warschau überprüft werden.
  7. Holen Sie Ihren Reisepass zu der strikt vereinbarten Zeit ab. Hinweis: Konsularische Aufgaben werden auf ehrenamtlicher Basis neben einem anspruchsvollen beruflichen Zeitplan wahrgenommen. Der Honorarkonsul passt diese Termine in einen engen Zeitplan ein, was bedeutet, dass er weder früher noch später als zum vereinbarten Zeitpunkt zur Verfügung steht. Bitte seien Sie pünktlich.
    Tipp: Wenn Sie mit dem Taxi anreisen, können Sie Ihren Fahrer bitten zu warten; das Drucken und die Übergabe des Reisepasses dauern in der Regel weniger als 10 Minuten.